見積書を作るたびに、前回のファイルを探して金額だけ書き換えている――そんな作業に心当たりがある方は少なくないと思います。1件あたりは数分でも、月に何十件と作っていると、その積み重ねは無視できない時間になります。

時間がかかる原因は「探す」「直す」「計算する」の3つ

見積書作成に時間がかかる要因は、実はほとんどの場合この3つに集約されます。

  • 過去のファイルや顧客情報を「探す」時間
  • フォーマットや文言を毎回「直す」時間
  • 数量・単価・消費税を手作業で「計算する」時間、そして計算ミスの確認

特に消費税率が8%と10%で混在するケースでは、手計算での確認作業がさらに増えます。

顧客情報と案件がひもづいていると、探す時間がなくなる

見積書を作る前に必要なのは、まず「誰に対する見積もりか」という情報です。顧客情報と案件、見積書が別々の場所に管理されていると、この確認作業だけで数分かかることもあります。顧客・案件・見積が最初からひとつの画面でつながっていれば、案件を開いてそのまま見積作成に進めます。

明細を入れるだけで、金額は自動で出てくる

数量・単価・値引き・消費税率を明細ごとに入力すれば、小計・消費税・合計金額は自動計算されます。行ごとに税率を変えられれば、軽減税率が混在するケースでも手計算は不要になります。

まとめ

見積書作成の時間を減らす近道は、テンプレートを整えることよりも、「顧客・案件・見積」を最初からひとつの流れにしてしまうことです。